北京秦藤供应链研究所
孙前进物流研究室
010-6543-6703 cnjpetr2009@126.com
快递行业信息化调查及其解决方案

      快递企业包含在整个大的物流行业里,严格意义上来讲,快递企业只是现代物流的一小部分。快递企业承担的项目是小体积、质量轻的物品,而像钢铁、煤炭、粮油等物资、生产资料产品的运输则由与快递企业相对的货贷运输企业承担。正是因为快递企业灵活、快速的特点,信息化建设在这样的企业中起着更为重要的作用,这一点鲜明的体现在电子商务的应用上。电子商务的使用为客户提供了极大的方便,不仅能够实现在线下单、交易,而且可以非常轻松的查阅物品运输状态及到达位置等。

 
朝阳行业的挑战



  最近几年,快递行业企业在国内的发展速度非常迅速,这是由于我国的经济结构与经济发展诉求决定的。目前,我国被公认为世界上少数几个最具经济发展活力的国家之一,我们拥有着极具潜力与巨大规模的消费市场,另一方面,由于跨国企业纷纷在国内设立制造工厂,世界工厂正在转向中国,因而有越来越多的跨国公司开始将采购中心转移到国内。由于经济往来越来越频繁,对于物品流动与传输的需求也越来越多,业务的明显增多极大的催生了快递企业的繁荣与发展。同时,国内的快递企业已经意识到,要做大做强必然面临着一个国际化的过程,这些国内的企业需要建立一套反应灵活、快速、高效的管理系统作为支撑。



  就我国目前国内的快递企业而言,自身还存在着一些发展的问题,比如经营业务单一、市场区域分布散、企业效率低下,规模不大,难成规模经营等,因而也难以提供更好的增值服务。从横向看,快递企业之间的差距较大,部分企业缺少有效的管控手段与方式、业务管理上比较混乱,这使得这些快递企业不仅服务质量差、只能提供部分业务服务,而且无法为客户提供全面的订制的整体快递解决方案,这些企业无法成为真正意义上的现代化、综合型快递企业。



  由于以上的特点与不足快递企业需要引进一种先进的管理方式与手段来解决其效率低下、难以管理的状态,实现扩大规模、快速满足市场不断增长的需求。另外,要实现快递企业整体效益的提高,只有通过信息技术与信息管理手段才能够实现,她是企业效益提高的坚实基础,不仅能为用户提供更多的增值服务,而且对于整个快递行业,是加速资本周转、增加企业无形资产的保证。



  值得一提的是快递企业对于信息化的需求更为迫切、依赖程度也更强,对于快递企业内部而言,需要做好接线调度管理、价格管理、运单管理、协同办公管理。对于行业发展而言,建议国家有关部门尽快制定出行业管理标准、发展规划和管理办法等,在执行上,可树立几个企业典型推广信息化建设经验等。



  圆通速递公司是近几年发展较快的快递企业,该公司信息中心的负责人告诉记者,有关信息化的建设一直是被行业内企业非常重视的一件事情,但是由于信息化建设的复杂性,几年下来很多企业的结果大相径庭,有很多企业虽然也很重视信息化工作但却因为前期规划的盲目与无知,走了一些弯路,这其中不乏一些国有企业,甚至有的企业花费了几百万元的项目,但由于不能实现对公司业务起到驱动的作用,很多项目最终有首无尾,以失败告终。



  这里谈到了一个很重要的问题,在信息化的前期规划阶段,一定要从该项目是否能对业务起到驱动作用出发,而不是听从软件开发商的吹虚,一款产品可能是非常好,但作为企业信息化建设的人员一定要保持清楚的头脑,先问自己:这种东西是非常好,但是不是我们企业最需要的,如果不是最需要的,那么还是坚决的放弃吧。一个快递企业其需要进行信息化改造的地方多如牛毛,信息化的建设者不可能样样兼顾,也不可能几个项目都放在同等重要的位置,这就需要从中先挑选出一个最迫切需要改变的项目来做。



  同样,在系统建设完成后也会面临很多需要改进、优化的地方,而通常一个系统的优化需要很长一段时间,甚至3年、5年,而在这优化的过程中。用户的需求与最初优化时的需要又会有变化,而信息部门的人员不可能天天调研用户的需求,这时就需要以业务的促进作用以尺度来衡量,如果用户的需求对业务起着很大的促进作用,那么就随时改变,如果甚微则作为之后考虑的项目。



  这位负责人指出,这几年很多同行也提出,要用信息化增强企业的竞争力。起初企业构想把不同层面的业务进行最大的融合,但在实际开发的过程中却发现公司的业务模式是在不停变化的,要做成一个完美的、各方面兼顾的系统是非常难的。

 

信息化作用


  快递企业正确的应用信息手段管理企业,首先可以缩短业务的操作工作流程,提高公司的生产效率,这给用户提供了极大的方便。以条码技术的应用为例,我们知道每个快递物件都有一个条形码,计算机系统通过扫描条形码将承载产品信息的数据记录在系统中,并传输给相应的模块以执行下一步的业务操作,一般而言,一个物品的条形码根据路途的远近与传输的工具不同,而被扫描的次数有所不同,通常一个物品在完成从发送货端到接收货端这一传输过程时需要被扫描到十几次之多。对于客户而言,他们可以通过输入产品代码很容易的查询到自己所发出的物品的流向,由于条形码的使用客户可以准确的知道货物的运输状态与具体位置。同时,企业内部的管理人员也可以通过公司系统查询到某客户某件产品的运输的相关信息,并可以根据客户需求随时更改对其物品的递送与否的状态,或者更改递送地点等。


  从另一方面讲,快递业信息手段的使用有利于快递行业走向标准化。早在2006年我国就全面开放了物流市场,作为物流行业的一部分,国内快递企业的竞争也在不断加剧,一些有竞争力的企业通过整合社会资源强者愈强,这些企业信息化程度相对较高,信息化的使用带来了企业的标准化,由于这些企业在行业内的影响力非常大,最终成为行业标准的制定者和执行者。而另一些规模较小的企业则成为行业标准的被动执行者,这无形中抬高了他们的进入门槛,很多企业因为达不到行业标准而无法承接部分业务。由此,我们可以看出,快递行业企业由于整合了资源、规模不断扩大,这使得企业对业务规范、公共平台等信息化的需求更加凸显了出来,因而没有行业的信息化,规范化也无从谈起。


  具体而言,快递企业的信息化建设为快递企业带来了以下几方面的改变:


  首先,信息化工具的使用解决了快递业务时效性的问题,快递行业本身就一个对于时效性要求非常强的行业,在竞争越来越激烈的今天,谁能为客户提供更为快速的传输效率,谁就占据了优势地位,因而,时间就是生命这句话用于快递行业再合适不过了,另一方面,如果企业自身传送物品的时效性增强了,这就意味着企业一个生命周期的时间就缩短了,企业可以在同等时期内做更多的业务,从这一层面上讲,时间就是金钱,企业的生产率提高了竞争能力自然也就提高了。目前,快递行业企业普遍使用了业务管理系统,脱离手工作业,采用计算机来管理企业业务,控制业务流程,极大的提高了速递物品的效率,另外,广域网、GPS系统以及终端PDA的使用都极大的提高了物品的传送速度和传送效率。


  其次,由于使用了信息化的管理手段,业务递送的准确率大大提高。在手工操作状态下经常会出现物品信件分发错误的情况,要查阅一笔帐单也非常繁杂,在这一点上人脑始终无法与电脑相比,计算机可以很轻松的查阅所有物品,并能按照地域将需要被速递的物品进行分类,所有这些过程可能只需要不到一秒钟的时间即可完成。另外,客户可以更准确的掌握自己物品的运输状态以及运输位置,客户可以通过终端电脑直接在线查询有关物品的传递情况,如该物品是正处于空运状态还是陆运,是刚被取出还是已经送到等,都可以通过快递公司为客户端开放的端口进行第一时间的查询。这种动态的跟踪和查询,这种查询变得更加便利,快捷和准确。


  再次,信息系统的使用提高了业务操作的可靠性,在手工业务操作的状态下,由于人为疏忽引发的失误比较多,而使用计算机进行操作就非常容易的避免这些错误,增加了业务操作的可靠性。这一优势充分体现在财务核算环节,另外,计算机和网络的应用可以方便的实现网上结算、转帐等功能,一方面简化了财务的工作,另一方面,加快企业资金的周转,减少拖欠帐款的发生。
 
责任编辑:谢逸
 
 
中日物流合作联盟
  • 联盟简介
  • 组织机构
  • 专业委员会
  • 专家委员会
  • 秘书处
  • 中日物流研究联盟
  • 联盟简介
  • 组织机构
  • 专业委员会
  • 专家委员会
  • 秘书处